Подготовка конференц-зала: от аудиосистемы до планировки

Конференц-залы важны для бизнеса, но их роль меняется из-за цифровизации и перехода на удаленную работу. Современные тенденции требуют гибридных форматов, включая видеоконференции. Однако качество связи в удаленных совещаниях часто снижается, что влияет на продуктивность. Поэтому необходимо модернизировать залы с учетом этих потребностей.

Эффективное использование залов в гибридном режиме требует планирования и интеграции технологий. Оптимизация пространства и коммуникаций улучшит взаимодействие участников независимо от их местонахождения.

 

Список необходимого оборудования Камера для видеоконференцсвязи. Монитор или телевизор. Шнуры HDMI/VGA/USB. Подключение по Wi-Fi. Белая доска + маркеры. Достаточное освещение.

 

Конференц-зал важен для успеха организации и должен быть оборудован для различных типов встреч, включая переговоры и мозговые штурмы. Техническое оснащение отражает корпоративную культуру и влияет на продуктивность и удовлетворенность сотрудников. В современных условиях необходимо поддерживать гибридные конференции, что требует соответствующего оборудования для эффективного взаимодействия всех участников.

 

1. Камера для видеоконференций Независимо от того, как обустроен ваш конференц-зал, вам понадобится камера для видеоконференций с объективом высокого разрешения, высококачественными динамиками и качественным микрофоном. Это даст вашим сотрудникам инструменты, необходимые для эффективной совместной работы, даже если они не могут находиться в конференц-зале одновременно. Простой веб-камеры уже недостаточно. Подумайте о приобретении универсальной камеры Meeting Owl 3 с видеобаром Owl Bar, чтобы охватить каждый угол помещения. Это создаст больше возможностей для общения лицом к лицу и сделает гибридные встречи более естественными и захватывающими для всех участников.

Для небольших конференц-залов рассмотрите возможность использования одного устройства, устанавливаемого в центре стола, например камеры Meeting Owl 3, которая упрощает настройку конференц-зала. Камера для видеоконференций Meeting Owl 3 легко интегрируется с популярными платформами для проведения встреч и  позволяет быстро превратить ваш небольшой переговорный зал в функциональный конференц-зал.

 

2. Монитор или телевизор

Оборудуйте свои конференц-залы проектором или экраном с поддержкой HDMI или VGA, чтобы демонстрировать видеотрансляции удаленных участников и предоставлять пространство для совместного использования презентаций - от видеороликов до слайдов. Убедитесь, что телевизор в вашем конференц-зале оснащен достаточно большим экраном, чтобы даже люди, сидящие в задних рядах, могли четко видеть все, что на нем отображается.

3. Кабели HDMI/VGA/USB

Убедитесь, что ваш конференц-зал оснащен всеми необходимыми инструментами визуальной презентации, которые могут потребоваться для успешного проведения совещаний.

4. Подключение к Wi-Fi

Независимо от того, представляете ли вы слайды, делаете заметки или проводите видеоконференции с коллегами, находящимися на удалёнке, у вас должен быть доступ к высокоскоростному и надёжному интернету прямо из конференц-зала. Не допускайте задержек, которые могут отвлечь участников конференции. 

 

5. Доска + маркеры Информация, которую вы представляете, может меняться. Доска — это как раз то, что нужно, чтобы быстро делать заметки или рисовать схемы для анализа и поиска решений, которые повлияют на бизнес. Если вы обнаружите, что ваша команда часто пользуется доской, возможно, стоит приобрести специальную камеру для доски Whiteboard Owl. Камера Whiteboard Owl легко подключается к Meeting Owl 3, улучшая качество изображения на доске, делая докладчика прозрачным, чтобы удалённые участники всегда могли чётко видеть и читать то, что написано на доске.

6. Достаточное освещение

При обустройстве идеального конференц-зала важно продумать освещение. Правильное освещение не только улучшает видимость во время виртуальных встреч, позволяя участникам четко видеть лица друг друга и презентации, но и влияет на общее настроение и атмосферу в помещении. Правильно подобранное освещение может даже предотвратить напряжение и усталость глаз как у присутствующих очно, так и у удаленных участников, способствуя их вовлеченности и концентрации.

 

Как обустроить конференц-зал

Теперь, когда вы знаете, что нужно для проведения эффективных презентаций и мозговых штурмов, следует сосредоточиться на том, какие стили оформления конференц-залов лучше всего подходят для создания атмосферы, способствующей творчеству и сотрудничеству.

То, как вы обустраиваете переговорные комнаты, многое говорит о вашей компании. Например, если вы проектируете их для поддержки гибридной совместной работы, вы показываете сотрудникам, что важно удовлетворять их новые потребности. Для этого переоборудуйте переговорные комнаты в пространства для совместной работы, чтобы подчеркнуть важность использования технологий и вовлечения удаленных коллег. При переоборудовании учитываются два фактора: мебель и размер помещения.

Чтобы ваша команда добилась успеха, вам нужно стратегически продумать расстановку мебели: стульев, столов и мониторов, а также учесть такие факторы, как доступ к розеткам, расстояние до монитора или доски и место, где будет находиться ведущий. Попытка провести гибридную встречу в помещении, не оборудованном для удаленных участников, приведет к разочарованию и, как правило, к тому, что люди найдут другой, не всегда идеальный вариант.

 

Столы для конференц-зала Типичная обстановка в конференц-зале — длинный прямоугольный стол, окружённый стульями. Проблема такой расстановки в том, что она подразумевает иерархию: места во главе стола занимают более важные персоны, а люди, сидящие с одной стороны, не могут легко общаться с теми, кто сидит на другом конце. Простой способ решить эту проблему — использовать круглый стол, который способствует более продуктивному общению, так как все могут хорошо видеть и слышать друг друга. Вы можете пойти ещё дальше и установить 360-градусную камеру Meeting Owl 3 в центре стола, чтобы удалённые участники ничего не пропустили. Если вы действительно хотите наладить продуктивное сотрудничество, вам следует сократить количество участников совещания до тех, кто действительно необходим.

 

Размер конференц-зала

Правда в том, что не существует конференц-зала идеального размера, который подошёл бы всем. При выборе подходящего помещения следует учитывать такие факторы, как размер вашей команды, количество сотрудников в офисе и даже типы проводимых вами совещаний. 

 

Идеи по обустройству конференц-зала

 

Традиционные залы заседаний и конференц-залы

Когда мы представляем себе классический зал для совещаний, большинство из нас рисует в воображении огромную прямоугольную комнату с гигантским прямоугольным столом посередине. Стол длинный — чтобы в комнате поместилось как можно больше людей, — а ширина комнаты как раз такая, чтобы всех было видно и слышно. Чтобы оптимизировать зал для совещаний для проведения гибридных встреч, нужно приложить немного усилий и использовать технологии для совместной работы.

Модернизируйте традиционное место для встреч: Вместо длинного стола, как в зале заседаний, используйте круглый стол, чтобы у всех участников была равная возможность высказаться и чтобы не было иерархии «во главе стола». Разместите монитор так, чтобы его было хорошо видно всем, тогда удалённых сотрудников будут видеть и слышать (а также видеть материалы презентации). Установите камеру для видеоконференций, чтобы снимать всех участников собрания (можно даже установить две камеры, если стол длинный).

Залы для проведения мероприятий

Большие помещения используются для проведения различных типов совещаний — от еженедельных планерков до мозговых штурмов и выездных совещаний. Важно помнить, что эти помещения должны быть универсальными и готовыми к любым потребностям участников совещания в данный момент. Инвестируя в гибкие решения для переговорных комнат, вы сможете проводить совещания разного масштаба и формата.

 

Вот несколько вариантов планировки, которые помогут оптимизировать пространство для гибридной совместной работы:

 

U-образный U-образная рассадка позволяет всем участникам видеть друг друга и иметь право голоса. Разместите умную видеокамеру с обзором 360° в центре комнаты, чтобы все участники, находящиеся за её пределами, могли видеть, кто говорит, в режиме реального времени. Подготовьте монитор и колонки, чтобы участники, находящиеся на месте, могли видеть и слышать тех, кто находится удаленно. Зачастую для таких совещаний требуется доска, которую должны видеть все участники (независимо от их местонахождения). Обязательно держите её под рукой.

Театральный Театральный стиль чаще всего используется во время таких мероприятий, как общее собрание сотрудников или адаптация новых работников. Благодаря умной видеокамере с обзором 360° с функцией фокусировки/слежения за говорящим участники как в офисе, так и за его пределами не пропустят ни слова. Убедитесь, что камера и динамики направлены не только на выступающего на сцене, но и на сотрудников в зале, чтобы удалённые участники могли полноценно взаимодействовать. Как и в случае с другими вариантами, всегда полезно иметь монитор, который виден всем, — для демонстрации материалов или для того, чтобы удалённый участник мог задать вопрос.

 

Комнаты для совещаний

Комнаты для совещаний — небольшие переговорные комнаты, которые являются альтернативой стандартным конференц-залам, — уже много лет используются в компаниях любого размера. При правильном проектировании и внедрении необходимых технических средств гибридные комнаты для совещаний могут стать настоящим прорывом для организаций, стремящихся создать устойчивые системы поддержки для своих сотрудников, работающих в гибридном и гибком форматах.

 

Схема переговорной комнаты 1:1 (закрытая дверь) Как правило, переговорные комнаты не оснащены высокотехнологичным оборудованием, но в условиях гибридной работы убедитесь, что в комнате есть умная видеокамера с обзором 360°, которая снимает всех участников совещания, чтобы удалённые сотрудники чувствовали себя вовлечёнными в процесс, а также монитор, чтобы их было видно и слышно.

Диаграмма пространства Huddle (открытая концепция) Встречи на открытом пространстве идеально подходят для спонтанных совещаний, а в условиях новой гибридной команды такие совещания по-прежнему можно проводить с помощью надёжной камеры для видеоконференций. Убедитесь, что рядом есть удобная розетка для быстрого подключения к сети или зарядки устройств. Подумайте об освещении для сотрудников, участвующих в видеоконференциях.

 

Часто задаваемые вопросы о гибридных конференц-залах

 

Каков идеальный размер конференц-зала?

Не существует единого идеального размера конференц-зала, все зависит от конкретных потребностей вашего бизнеса, таких как размер вашей команды, количество людей, регулярно находящихся в офисе, и типы совещаний, которые вы обычно проводите. Независимо от того, маленькое у вас помещение, среднее или большое, все конференц-залы должны быть оснащены необходимым оборудованием для работы в офисе и гибридной работы. Лучше всего проанализировать, как вы используете пространство, и убедиться, что расположение мебели и оборудования (например, расстояние от монитора/доски) выбрано стратегически верно для успешного сотрудничества.

 

Какая технология необходима для проведения гибридных совещаний?

К основным технологиям для эффективной организации гибридных конференц-залов относятся:

1. Камера для видеоконференций: должна быть оснащена объективом с высоким разрешением, высококачественными динамиками и качественным микрофоном. Для инклюзивного охвата рекомендуются такие решения камера с обзором на 360° Meeting Owl 3.

2. Монитор или телевизор: большой экран (или проектор) с поддержкой HDMI/VGA для четкого отображения удаленных участников и презентационных материалов.

3. Кабели HDMI/VGA/USB: необходимые кабели для быстрого подключения во время презентаций.

4. Подключение к Wi-Fi: высокоскоростной и надёжный доступ в интернет для предотвращения задержек и прерывания видеозвонков.

5. Доска + маркеры: для мозгового штурма и создания быстрых схем. Вы также можете рассмотреть возможность использования специальной камеры для доски Whiteboard Owl для удалённого просмотра.

6. Адекватное освещение: правильное освещение для улучшения видимости во время видеозвонков, чёткой передачи мимики и предотвращения перенапряжения глаз.

 

Как расположить камеры и микрофоны для наилучшего охвата?

Для оптимального охвата и проведения инклюзивных гибридных совещаний:

• Решение с камерой в центре стола: для большинства конференц-залов и переговорных комнат очень эффективна камера с обзором на 360 градусов и микрофон, расположенные в центре стола, что позволяет снимать всех присутствующих в комнате и обеспечивает удаленным участникам четкий обзор и слышимость говорящего.

• Традиционные залы для совещаний: если стол очень длинный, вам может понадобиться установить несколько камер для видеоконференций, чтобы обеспечить качественную съемку каждого участника.

• Большие помещения для мероприятий (U-образной формы или в виде театра): умную видеокамеру с обзором 360° следует разместить в центре, а ее ориентацию нужно подобрать таким образом, чтобы та захватывала основного докладчика/сцену, а также участников в толпе, чтобы обеспечить полноценное взаимодействие с удаленными посетителями.

Какое освещение рекомендуется для видеозвонков?

Правильное освещение для видеозвонков не только улучшает видимость, позволяя удалённым участникам чётко видеть лица и презентации тех, кто находится в помещении, но и влияет на общее настроение и атмосферу в пространстве. Сбалансированное освещение помогает предотвратить напряжение и усталость глаз, способствуя сохранению концентрации как у удалённых, так и у присутствующих участников.

 

Как организовать работу нескольких участников в больших конференц-залах?

Для проведения гибридных совещаний в больших конференц-залах с участием нескольких человек требуется продуманная планировка и технологии:

• Планировка помещения: замените длинный прямоугольный стол для совещаний на круглый, чтобы у всех участников был равный обзор и возможность высказаться, что устранит иерархию и улучшит коммуникацию.

• Охват камеры: используйте умную видеокамеру с обзором 360° в центре стола/комнаты, так как камера может автоматически фокусироваться на говорящем, благодаря чему удалённые участники будут чувствовать себя вовлечёнными. Для очень длинных столов рассмотрите возможность использования нескольких камер для полного охвата.

• Удаленный просмотр: убедитесь, что монитор или телевизор достаточно большие и расположены так, чтобы все могли легко просматривать видеопотоки и презентационные материалы удаленных коллег.

• Специальная камера для интерактивной доски: если вы используете интерактивную доску, такое решение, как Whiteboard Owl, улучшит качество изображения и сделает доску прозрачной, чтобы удалённые участники всегда могли чётко видеть написанное, что способствует совместному мозговому штурму.